Jak wygląda moja organizacja czasu?

Jak wygląda moja organizacja czasu?

Kilka miesięcy temu opisywałam Wam mój kryzys związany z organizowaniem czasu. Dotarło do mnie wtedy, że moja dotychczasowa metoda bardzo skrupulatnego rozpisywania zadań i planowania z wyprzedzeniem poszczególnych dni na dłuższą metę nie zdaje egzaminu. Czułam się przemęczona i sfrustrowana. Szukałam innego systemu, który sprawdziłby się u mnie lepiej.

Od tamtej pory sporo się zmieniło. Określiłam swoje priorytety, podjęłam pewne decyzje zawodowe, założyłam bullet journal… Uczyłam się też pozwalać sobie na bardziej elastyczne planowanie czasu i stwarzać więcej przestrzeni na modyfikację planów. W rezultacie tych wszystkich zmian udało mi się wykształcić nowy system zarządzania czasem, który od kilku miesięcy naprawdę dobrze mi służy. Dziś chciałabym opowiedzieć Wam o nim więcej. Jeśli więc szukacie organizacyjnej inspiracji albo po prostu lubicie podglądać, jak inni ludzie ustawiają swoje zadania (ja uwielbiam!) – zapraszam do lektury.

narzędzia, z których korzystam

➨ kalendarz

Kocham grube kalendarze od zawsze, a od kiedy skończyłam studia – faktycznie z nich korzystam i nie wyobrażam sobie bez nich życia. Zawsze wybieram takie w formacie A5, o rozkładzie dziennym. Szczerze podziwiam ludzi mieszczących swoje plany w maleńkich notesikach. Ja jestem z drugiej strony barykady i potrzebuję naprawdę dużo miejsca na codzienne bazgroły i notatki. I coś, co obecnie wcale nie jest takie oczywiste: mój kalendarz musi mieć wydrukowane daty. Próbowałam się przestawić na pracę z personalizowanymi organizerami i planerami, ale to była dla mnie droga przez mękę – cierpiały wtedy i moje lenistwo, i poczucie estetyki.

Obecnie korzystam z kalendarza-plannera z empikowej serii Paperdot. Ma świetnie zaprojektowany układ dni, rzut miesięczny i dużo miejsca na notatki. Są też personalizujące dodatki: lista celów, tabelka przychodów i wydatków, gotowe listy zakupów do wyrwania, kolorowe naklejki. Poza tym… no cóż, planner był śliczniutki i złoty. Niestety – tylko był, bo w ciągu pierwszych tygodni używania z okładki starła się większość pozłotki i zeszyt wygląda teraz o wiele mniej estetycznie niż na podlinkowanym zdjęciu (zrobiłam je w grudniu zeszłego roku). Poza tym jest naprawdę ciężki i za każdym razem, kiedy muszę zabrać go ze sobą z domu, czuję się, jakbym wrzucała do torebki cegłę. Mimo funkcjonalnego układu w przyszłym roku zdecyduję się na coś lepiej wykonanego i bardziej poręcznego – czyli na 90% na kalendarz Moleskine 🙂

➨ bullet journal

Poza kalendarzem, od maja prowadzę swój bullet journal. Myślałam, że takie rozwiązanie się u mnie nie przyjmie – i to z wielu powodów. Wydawało mi się, że bujo będzie dublować funkcje kalendarza albo że po prostu nie będzie mi się chciało o niego dbać i szybko się znudzę. Jest jednak dokładnie na odwrót. Tworzenie mojego zeszytu sprawia mi ogromną przyjemność, z miesiąca na miesiąc coraz więcej czasu poświęcam na przygotowywanie jego oprawy graficznej, a planowanie kolejnych tygodni stało się dla mnie czystą przyjemnością. Wykorzystuję go w innych celach niż kalendarz i te dwa narzędzia świetnie się uzupełniają. Swój bullet journal prowadzę w kropkowanym notesie Narcissus Gee Neon Leaves – można go kupić na Allegro lub w Empiku.

 

Podstawowa zasada: od ogółu do szczegółu

Organizując swój czas, kieruję się jedną, podstawową zasadą: od ogółu do szczegółu. Co to oznacza w praktyce? Ano tyle, że stopniowo zawężam swoje cele i zadania, dzieląc je na coraz mniejsze i bardziej szczegółowe elementy. Osobno planuję ogólne cele na miesiąc (1), zadania tygodniowe (2) i wreszcie poszczególne dni (3). Do wytyczania pierwszych dwóch zakresów służy mi bullet journal. Z kalendarza korzystam dopiero na ostatnim etapie, porządkując cele w czasie i organizując poszczególne dni. 

1. Lista zadań na cały miesiąc

Tworzenie miesięcznej listy zadań to jeden z moich ulubionych momentów – mały rytuał przejścia, którego nie mogę się doczekać 🙂 Najczęściej zasiadam do niej w ostatni weekend poprzedniego miesiąca – zrelaksowana, z kubkiem ulubionej herbaty pod ręką. Przy okazji zaskoczyło mnie, jak wielką przyjemność sprawia mi nadawanie nowemu miesiącowi w bujo estetycznej oprawy graficznej. Projektowanie strony tytułowej i wymyślanie charakterystycznych dla nowego miesiąca motywów przewodnich sprawia mi ogromną frajdę.

Na listę miesięczną wpisuję wszystko, czym w najbliższym czasie chciałabym się zająć. I jednorazowe sprawy do odhaczenia, i większe, wymagające wielu godzin pracy projekty. Wrzucam na nią sprawy zawodowe, edukacyjne, domowe i związane z osobistym rozwojem. Najczęściej dzielę te wszystkie zadania na kilka ogólnych kategorii (Dom, Psychologia, Zdrowie i tak dalej), ale na tym koniec ­– na dalsze klasyfikacje przyjdzie pora później. Lista miesięczna to taki mój luźny, hasłowy zbiór wszystkich projektów, którym w ciągu najbliższych 30 dni chciałabym poświęcić uwagę.

I jeszcze jeden ważny element: zanim pójdę dalej, podsumowuję listę z poprzedniego miesiąca. Sprawdzam, czy udało mi się zająć wszystkimi wpisanymi na nią pozycjami. Jeśli któregoś z tych zadań nie zamknęłam – wpisuję je na nową listę i dbam o to, by zająć się nim w pierwszej kolejności. Podczas tego miesięcznego rozliczenia towarzyszy mi zawsze melancholijna satysfakcja. Cieszę się z zamkniętych zadań, ale jednocześnie – po zrealizowaniu wydają się takie oczywiste i proste. Łatwo zapominam o wysiłku, który musiałam w nie włożyć. Dlatego przed rozpoczęciem nowych działań, staram się zawsze poświęcić chwilę na docenienie wykonanej już pracy i „pożegnanie“ zeszłomiesięcznych planów. Dopiero wtedy przechodzę dalej.

 

2. Plan tygodniowy

Drugim filarem mojego systemu jest plan tygodniowy. Nadaję mu stałą strukturę, dzieląc go na trzy działy: Planowane zadania, Umówione spotkania i Blog.

Na listę Planów wpisuję ponownie zadania z listy miesięcznej – tym razem są one jednak już bardziej konkretne i podzielone na mniejsze etapy. Przykładowo, jeśli na liście miesięcznej znalazło się ukończenie kursu księgowości online, to moim planem tygodniowym jest przerobienie z niego określonej liczby godzin albo zakresu materiału.

W dziale Umówione spotkania spisuję wszystkie zadania, które mają określone ramy czasowe –wymagają pojechania gdzieś albo spotkania się z kimś w konkretny dzień, o konkretnej porze. Każdy dzień notuję w osobnej linijce, przy czym jeśli np. na wtorek nie mam żadnych sztywnych planów, to w ogóle nie wpisuję tego dnia na listę.

Jest to o tyle ważne, że podczas planowania kieruję się zasadą przestrzenną. Plan tygodniowy rysuję zawsze w taki sam sposób – zestaw Umówione + Planowane zawsze zajmuje jedną stronę w moim notatniku. Nie można więc dorzucać sobie zadań do woli – im więcej jest punktów w jednej kategorii, tym mniej zmieści się w drugiej. Czyli tak, jak w życiu 😉 Dzięki takiemu rozwiązaniu od razu widzę, w którym tygodniu będę miała wystarczająco dużo czasu, by zrealizować jakiś większy projekt, a w którym mój grafik jest na tyle pełny, że lepiej skupić się na odhaczaniu bieżących spraw, zamiast sobie dorzucać.

PLUS: „Intencja” i blog

Czasem wyznaczam sobie również Intencję, czyli coś, na czym w ciągu najbliższego tygodnia chcę się skupić. To taki mój drogowskaz, który w przypadku konfliktu interesów pozwala mi ocenić, co jest dla mnie ważniejsze 😉 Moje intencje to np. powrót do regularnych ćwiczeń po urlopie albo dokończenie wreszcie dużego projektu, z którym od kilku tygodni się męczę.

Na tym etapie planuję też działania związane z blogiem. Zawsze rozpisuję sobie tygodniową listę działań w mediach społecznościowych. Odkąd planuję, ile i jakich treści chcę opublikować, moja systematyczność naprawdę się zwiększyła. Ostatnio zaczęłam też prowadzić habit tracker, który ma motywować mnie do regularnego pisania (codziennie przez minimum jedną godzinę – wspominałam o tym systemie tutaj). Zostawiam też sobie trochę wolnego miejsca, w którym zapisuję wszystkie swoje pomysły na nowe teksty.

3. Planowanie poszczególnych dni

cegły i drobiazgi

Na tym etapie odkładam bullet journal i przenoszę się do kalendarza. Na bieżąco zaznaczam w nim wszystkie „cegły“ – tak nazywam te zadania, które muszą zostać zrealizowane w określonym czasie i miejscu. Staram się to robić od razu po umówieniu, żeby o niczym nie zapomnieć i z wyprzedzeniem znać swój plan. Również i w tym przypadku kieruję się kryteriami wzrokowymi, zakreślając tyle miejsca, ile czasu powinno mi to zadanie zająć. Dzięki temu widzę, jak intensywnie zapowiada się dany dzień i mogę to później uwzględnić, planując w bujo swój tydzień. Żeby wszystko było jeszcze lepiej ustrukturyzowane, używam różnych kolorów w zależności od kategorii zadania.

Kalendarz jest też miejscem, w którym notuję wszystkie drobiazgi, pojawiające się z dnia na dzień. Telefony do wykonania, zakupy do zrobienia, informacje do sprawdzenia w internecie. Rzeczy, które są na tyle drobne, że gdybym ich nie zapisała, błyskawicznie uciekłyby z mojej pamięci.

Elastyczność

Na tak uzupełniony szablon przenoszę wreszcie zadania z planu tygodniowego, konkretyzując je jeszcze bardziej i rozdzielając na poszczególne dni. Robię to jednak z dnia na dzień i dbam o to, by zachować w tej kwestii elastyczność i swobodę. Często zdarza mi się coś zaplanować, a potem wstać rano i wiedzieć, że tego dnia jednak mi się to nie uda. Zamiast zmuszać się na siłę, wolę wtedy w miarę możliwości zmodyfikować plan i zająć się czymś innym z tygodniowej listy. Liczy się przecież końcowy efekt, a nie to, czy zajmę się jakimś zadaniem koniecznie dzisiaj.

Spostrzeganie swoich działań w szerszym planie czasowym to jedna z moich najcenniejszych lekcji z ostatnich miesięcy. Z perspektywy pojedyńczego dnia, piątek spędzony na snuciu się po domu i oglądaniu seriali wydaje się czasem przepuszczonym przez palce. W kontekście pracowitego początku tygodnia i zajętego weekendu nabiera innego sensu. To już nie lenistwo i marnotrawstwo, ale zupełnie naturalny i bardzo potrzebny moment na regenerację. Taki system pozwala mi mniej się cisnąć, a przy tym nie tracić na efektywności. Mogę pozwolić sobie na gorsze samopoczucie i zastój, a jednocześnie plany tygodniowe są na tyle bliskie i konkretne, że chronią mnie przed ucieczką w prokrastynację.

 

Co działa, a nad czym chcę jeszcze popracować?

Bardzo się cieszę, że nauczyłam się patrzeć na czas nieco szerzej. Rozpatrywanie swoich celów w perspektywie miesięcznej i tygodniowej zamiast poszczególnych dni pomogło mi oduczyć się wywierania na siebie tak dużej presji. Uczę się, że nie muszę wykorzystywać każdego dnia na 100%, że kilka godzin wolno mi „zmarnować“. Staram się zwracać większą uwagę na efekty, a nie na ilość czasu, przez którą jestem zajęta. Ufam też sobie i wiem, że tak jak po kilku intensywnych dniach potrzebuję luzu i lenistwa, tak po 1-2 dniach oddechu mam mnóstwo nowej energii i nie mogę się doczekać, aż znowu zabiorę się do pracy. W dbaniu o czas na regenerację pomaga mi pilnowanie podziału na dni pracujące i weekend, którego staram się przestrzegać (z różnym, ale jednak coraz lepszym skutkiem). Świetny tekst o roli odpoczynku u freelancerów napisała ostatnio Aneta Kicman – bardzo się zgadzam i polecam!

Teraz chciałabym skupić się przede wszystkim na pracy nad wyznaczaniem i realizowaniem swoich priorytetów. Pewnie kojarzycie tzw. macierz Eisenhowera, czyli podział zadań na ważne/nieważne i pilne/niepilne. Chociaż i tak jest u mnie teraz lepiej niż kiedyś, to nad moim czasem wciąż przejmują kontrolę sprawy z kategorii pilne, ale niekoniecznie ważne. Jestem świetna w gaszeniu pożarów i ogarnaniu drobnych zadań w ekspresowym tempie. Często załatwiam ich w ciągu dnia kilkanaście i nawet o tym nie pamiętam. Niestety – kosztem tych rzeczy, które są dla mnie ważne, ale nie mają przypisanej konkretnej daty ważności. Chciałabym bym to zmienić i stworzyć więcej przestrzeni na moje długofalowe priorytety w codziennym planie dnia.

Tak wygląda mój obecny system organizacji czasu. Nie jest doskonały, pewne rzeczy wciąż w nim modyfikuję i dopracowuję – ale w moim przypadku okazał się naprawdę funkcjonalny.

Bardzo jestem ciekawa, jakie metody organizacji swojego czasu Wy stosujecie? Co sprawdza się w Waszym przypadku? Z jakich narzędzi korzystacie? Dajcie znać 🙂
  • Powiem Ci szczerze, że chyba zbyt pochopnie podchodzę do życia. Tak od razu na to wpadłam po przeczytaniu tego tekstu. U mnie żadne planery nie idą w ruch, ba!, często nawet zapominam o zwykłym kalendarzu i jeśli już naprawdę nie mogę o czymś zapomnieć to tylko zostawiam sobie kolorową kartkę w widocznym miejscu. Z jednej strony zazdroszczę tego uporządkowania i kurde, też czasami myślę o tym, że fajnie byłoby założyć sobie taki planer, ale jednak kończy się to tylko rozmyślaniem. Najzwyczajniej w świecie chyba lubię ten mój czasowy nieporządek. I jeśli już miałabym założyć planer (i to mnie kusi strasznie) to taki, w którym rozpisywałabym, jak Ty, plany dotyczące bloga.

    • Ja bym chyba nie powiedziała, że to kwestia pochopności albo jej braku. Bardziej tego, czego akurat potrzebujesz 🙂 Moja przygoda z jakimkolwiek planowaniem zaczęła się tak naprawdę jakieś 3 lata temu, wcześniej też wystarczały mi post-ity i sporadyczne notatki w kalendarzu ściennym. Pewnie gdybym miała stały rytm tygodnia, to dalej byłoby ok, ale w międzyczasie moje dni zrobiły się dosyć chaotyczne i nie byłabym w stanie zapamiętać swoich planów, gdybym nie zapisywała ich na papierze. Myślę więc, że nie ma się co zmuszać do systemu, którego nie czujesz. Natomiast samo rozpisywanie planów dotyczących bloga (w jakiejkolwiek formie) naprawdę polecam! Fajnie układa pomysły w głowie, choć ja i tak czasem lubię mimo tych wszystkich planów pójść na spontan i opublikować coś innego niż pierwotnie zakładałam.

  • Czytam, czytam, a na końcu link do mnie – jaka niespodzianka, miło mi! 🙂
    Jeśli chodzi o organizację, u mnie wygląda dość podobnie – też łączę kalendarz i BuJo, choć kalendarz rozpisuję sobie na oddzielnej kartce A4, zwykle w formie 1 tygodnia. Tam trafiają konkretne rzeczy do zrealizowania, a BuJo jest od planów i zarządzania nimi. Dodatkowo mam jeszcze jedną kartkę A4 z zawodowym planem pracy (obróbka zdjęć), w formie kafelków – jak Ty zaznaczam sobie ile czasu szacunkowo będzie mi potrzeba na realizację danego materiału. Gdzie jest work-life balance? Jak u Ciebie – weekendy (choć niektóre soboty są u mnie zajęte) + wolne wieczory. Ostatnio zrezygnowaliśmy z urlopu właśnie na rzecz wieczorów i choćby niektórych weekendów bez pracy – inaczej też musiałyby być wypełnione jesienią.
    Najbardziej w realizowaniu celów pomaga mi ich… wykreślanie po wykonaniu. To dobre uczucie i kiedy na kartce pojawia się coraz więcej odhaczonych linijek, widzę jak na dłoni postępy i jest to bardzo satysfakcjonujące. Druga rzecz – małe kroki. Nie potrafię zabrać się za duże zadania, dlatego planuję je w formie mniejszych odcinków. I jeszcze jedna ważna rzecz: margines błędu. Z tym mam największy problem, bo obecnie są nimi weekendy – jeśli nie uda mi się zrealizować planu (np. obróbka danego materiału zajmie mi więcej niż założyłam), niestety muszę nadrobić to w weekendy lub wieczory. Docelowo chciałabym dojść do takiego momentu, by takie poślizgi nie wymagały ode mnie pracy non stop. Może uda się przyszłej jesieni. 🙂

    • Jest, jest – bardzo mi się podobał 🙂
      Kiedyś też pracowałam z luźnymi kartkami A4, ale bardzo drażnił mnie bałagan, jaki się przez to tworzył. Poza tym uwielbiam przeglądać swoje stare kalendarze, ma to dla mnie aspekt terapeutyczny 😛 Tak jak Ty wykreślam cele i kartkowanie kolejnych, pokreślonych stron daje mi spokój. Uświadamiam sobie, jak wiele przez ten czas zrobiłam, a także – jak wiele z tych rzeczy, które dzisiaj są załatwione i zapomniane, w przeszłości budziło mój niepokój „czy sobie poradzę?”.
      I dzięki, że napisałaś o marginesie błędu! To bardzo istotna sprawa i wciąż się tego uczę. Staram się robić tak, by dodawać do swoich kafelków odpowiedni zapas, ale ile bym go nie zakładała, zawsze czegoś niedoszacuję… W takiej sytuacji podobnie jak Ty niestety nadrabiam w soboty.