Jak wygląda moja organizacja czasu?

Jak wygląda moja organizacja czasu?

Kilka miesięcy temu opisywałam Wam mój kryzys związany z organizowaniem czasu. Dotarło do mnie wtedy, że moja dotychczasowa metoda bardzo skrupulatnego rozpisywania zadań i planowania z wyprzedzeniem poszczególnych dni na dłuższą metę nie zdaje egzaminu. Czułam się przemęczona i sfrustrowana. Szukałam innego systemu, który sprawdziłby się u mnie lepiej.

Od tamtej pory sporo się zmieniło. Określiłam swoje priorytety, podjęłam pewne decyzje zawodowe, założyłam bullet journal… Uczyłam się też pozwalać sobie na bardziej elastyczne planowanie czasu i stwarzać więcej przestrzeni na modyfikację planów. W rezultacie tych wszystkich zmian udało mi się wykształcić nowy system zarządzania czasem, który od kilku miesięcy naprawdę dobrze mi służy. Dziś chciałabym opowiedzieć Wam o nim więcej. Jeśli więc szukacie organizacyjnej inspiracji albo po prostu lubicie podglądać, jak inni ludzie ustawiają swoje zadania (ja uwielbiam!) – zapraszam do lektury.

narzędzia, z których korzystam

➨ kalendarz

Kocham grube kalendarze od zawsze, a od kiedy skończyłam studia – faktycznie z nich korzystam i nie wyobrażam sobie bez nich życia. Zawsze wybieram takie w formacie A5, o rozkładzie dziennym. Szczerze podziwiam ludzi mieszczących swoje plany w maleńkich notesikach. Ja jestem z drugiej strony barykady i potrzebuję naprawdę dużo miejsca na codzienne bazgroły i notatki. I coś, co obecnie wcale nie jest takie oczywiste: mój kalendarz musi mieć wydrukowane daty. Próbowałam się przestawić na pracę z personalizowanymi organizerami i planerami, ale to była dla mnie droga przez mękę – cierpiały wtedy i moje lenistwo, i poczucie estetyki.

Obecnie korzystam z kalendarza-plannera z empikowej serii Paperdot. Ma świetnie zaprojektowany układ dni, rzut miesięczny i dużo miejsca na notatki. Są też personalizujące dodatki: lista celów, tabelka przychodów i wydatków, gotowe listy zakupów do wyrwania, kolorowe naklejki. Poza tym… no cóż, planner był śliczniutki i złoty. Niestety – tylko był, bo w ciągu pierwszych tygodni używania z okładki starła się większość pozłotki i zeszyt wygląda teraz o wiele mniej estetycznie niż na podlinkowanym zdjęciu (zrobiłam je w grudniu zeszłego roku). Poza tym jest naprawdę ciężki i za każdym razem, kiedy muszę zabrać go ze sobą z domu, czuję się, jakbym wrzucała do torebki cegłę. Mimo funkcjonalnego układu w przyszłym roku zdecyduję się na coś lepiej wykonanego i bardziej poręcznego – czyli na 90% na kalendarz Moleskine 🙂

➨ bullet journal

Poza kalendarzem, od maja prowadzę swój bullet journal. Myślałam, że takie rozwiązanie się u mnie nie przyjmie – i to z wielu powodów. Wydawało mi się, że bujo będzie dublować funkcje kalendarza albo że po prostu nie będzie mi się chciało o niego dbać i szybko się znudzę. Jest jednak dokładnie na odwrót. Tworzenie mojego zeszytu sprawia mi ogromną przyjemność, z miesiąca na miesiąc coraz więcej czasu poświęcam na przygotowywanie jego oprawy graficznej, a planowanie kolejnych tygodni stało się dla mnie czystą przyjemnością. Wykorzystuję go w innych celach niż kalendarz i te dwa narzędzia świetnie się uzupełniają. Swój bullet journal prowadzę w kropkowanym notesie Narcissus Gee Neon Leaves – można go kupić na Allegro lub w Empiku.

 

Podstawowa zasada: od ogółu do szczegółu

Organizując swój czas, kieruję się jedną, podstawową zasadą: od ogółu do szczegółu. Co to oznacza w praktyce? Ano tyle, że stopniowo zawężam swoje cele i zadania, dzieląc je na coraz mniejsze i bardziej szczegółowe elementy. Osobno planuję ogólne cele na miesiąc (1), zadania tygodniowe (2) i wreszcie poszczególne dni (3). Do wytyczania pierwszych dwóch zakresów służy mi bullet journal. Z kalendarza korzystam dopiero na ostatnim etapie, porządkując cele w czasie i organizując poszczególne dni. 

1. Lista zadań na cały miesiąc

Tworzenie miesięcznej listy zadań to jeden z moich ulubionych momentów – mały rytuał przejścia, którego nie mogę się doczekać 🙂 Najczęściej zasiadam do niej w ostatni weekend poprzedniego miesiąca – zrelaksowana, z kubkiem ulubionej herbaty pod ręką. Przy okazji zaskoczyło mnie, jak wielką przyjemność sprawia mi nadawanie nowemu miesiącowi w bujo estetycznej oprawy graficznej. Projektowanie strony tytułowej i wymyślanie charakterystycznych dla nowego miesiąca motywów przewodnich sprawia mi ogromną frajdę.

Na listę miesięczną wpisuję wszystko, czym w najbliższym czasie chciałabym się zająć. I jednorazowe sprawy do odhaczenia, i większe, wymagające wielu godzin pracy projekty. Wrzucam na nią sprawy zawodowe, edukacyjne, domowe i związane z osobistym rozwojem. Najczęściej dzielę te wszystkie zadania na kilka ogólnych kategorii (Dom, Psychologia, Zdrowie i tak dalej), ale na tym koniec ­– na dalsze klasyfikacje przyjdzie pora później. Lista miesięczna to taki mój luźny, hasłowy zbiór wszystkich projektów, którym w ciągu najbliższych 30 dni chciałabym poświęcić uwagę.

I jeszcze jeden ważny element: zanim pójdę dalej, podsumowuję listę z poprzedniego miesiąca. Sprawdzam, czy udało mi się zająć wszystkimi wpisanymi na nią pozycjami. Jeśli któregoś z tych zadań nie zamknęłam – wpisuję je na nową listę i dbam o to, by zająć się nim w pierwszej kolejności. Podczas tego miesięcznego rozliczenia towarzyszy mi zawsze melancholijna satysfakcja. Cieszę się z zamkniętych zadań, ale jednocześnie – po zrealizowaniu wydają się takie oczywiste i proste. Łatwo zapominam o wysiłku, który musiałam w nie włożyć. Dlatego przed rozpoczęciem nowych działań, staram się zawsze poświęcić chwilę na docenienie wykonanej już pracy i „pożegnanie“ zeszłomiesięcznych planów. Dopiero wtedy przechodzę dalej.

 

2. Plan tygodniowy

Drugim filarem mojego systemu jest plan tygodniowy. Nadaję mu stałą strukturę, dzieląc go na trzy działy: Planowane zadania, Umówione spotkania i Blog.

Na listę Planów wpisuję ponownie zadania z listy miesięcznej – tym razem są one jednak już bardziej konkretne i podzielone na mniejsze etapy. Przykładowo, jeśli na liście miesięcznej znalazło się ukończenie kursu księgowości online, to moim planem tygodniowym jest przerobienie z niego określonej liczby godzin albo zakresu materiału.

W dziale Umówione spotkania spisuję wszystkie zadania, które mają określone ramy czasowe –wymagają pojechania gdzieś albo spotkania się z kimś w konkretny dzień, o konkretnej porze. Każdy dzień notuję w osobnej linijce, przy czym jeśli np. na wtorek nie mam żadnych sztywnych planów, to w ogóle nie wpisuję tego dnia na listę.

Jest to o tyle ważne, że podczas planowania kieruję się zasadą przestrzenną. Plan tygodniowy rysuję zawsze w taki sam sposób – zestaw Umówione + Planowane zawsze zajmuje jedną stronę w moim notatniku. Nie można więc dorzucać sobie zadań do woli – im więcej jest punktów w jednej kategorii, tym mniej zmieści się w drugiej. Czyli tak, jak w życiu 😉 Dzięki takiemu rozwiązaniu od razu widzę, w którym tygodniu będę miała wystarczająco dużo czasu, by zrealizować jakiś większy projekt, a w którym mój grafik jest na tyle pełny, że lepiej skupić się na odhaczaniu bieżących spraw, zamiast sobie dorzucać.

PLUS: „Intencja” i blog

Czasem wyznaczam sobie również Intencję, czyli coś, na czym w ciągu najbliższego tygodnia chcę się skupić. To taki mój drogowskaz, który w przypadku konfliktu interesów pozwala mi ocenić, co jest dla mnie ważniejsze 😉 Moje intencje to np. powrót do regularnych ćwiczeń po urlopie albo dokończenie wreszcie dużego projektu, z którym od kilku tygodni się męczę.

Na tym etapie planuję też działania związane z blogiem. Zawsze rozpisuję sobie tygodniową listę działań w mediach społecznościowych. Odkąd planuję, ile i jakich treści chcę opublikować, moja systematyczność naprawdę się zwiększyła. Ostatnio zaczęłam też prowadzić habit tracker, który ma motywować mnie do regularnego pisania (codziennie przez minimum jedną godzinę – wspominałam o tym systemie tutaj). Zostawiam też sobie trochę wolnego miejsca, w którym zapisuję wszystkie swoje pomysły na nowe teksty.

3. Planowanie poszczególnych dni

cegły i drobiazgi

Na tym etapie odkładam bullet journal i przenoszę się do kalendarza. Na bieżąco zaznaczam w nim wszystkie „cegły“ – tak nazywam te zadania, które muszą zostać zrealizowane w określonym czasie i miejscu. Staram się to robić od razu po umówieniu, żeby o niczym nie zapomnieć i z wyprzedzeniem znać swój plan. Również i w tym przypadku kieruję się kryteriami wzrokowymi, zakreślając tyle miejsca, ile czasu powinno mi to zadanie zająć. Dzięki temu widzę, jak intensywnie zapowiada się dany dzień i mogę to później uwzględnić, planując w bujo swój tydzień. Żeby wszystko było jeszcze lepiej ustrukturyzowane, używam różnych kolorów w zależności od kategorii zadania.

Kalendarz jest też miejscem, w którym notuję wszystkie drobiazgi, pojawiające się z dnia na dzień. Telefony do wykonania, zakupy do zrobienia, informacje do sprawdzenia w internecie. Rzeczy, które są na tyle drobne, że gdybym ich nie zapisała, błyskawicznie uciekłyby z mojej pamięci.

Elastyczność

Na tak uzupełniony szablon przenoszę wreszcie zadania z planu tygodniowego, konkretyzując je jeszcze bardziej i rozdzielając na poszczególne dni. Robię to jednak z dnia na dzień i dbam o to, by zachować w tej kwestii elastyczność i swobodę. Często zdarza mi się coś zaplanować, a potem wstać rano i wiedzieć, że tego dnia jednak mi się to nie uda. Zamiast zmuszać się na siłę, wolę wtedy w miarę możliwości zmodyfikować plan i zająć się czymś innym z tygodniowej listy. Liczy się przecież końcowy efekt, a nie to, czy zajmę się jakimś zadaniem koniecznie dzisiaj.

Spostrzeganie swoich działań w szerszym planie czasowym to jedna z moich najcenniejszych lekcji z ostatnich miesięcy. Z perspektywy pojedyńczego dnia, piątek spędzony na snuciu się po domu i oglądaniu seriali wydaje się czasem przepuszczonym przez palce. W kontekście pracowitego początku tygodnia i zajętego weekendu nabiera innego sensu. To już nie lenistwo i marnotrawstwo, ale zupełnie naturalny i bardzo potrzebny moment na regenerację. Taki system pozwala mi mniej się cisnąć, a przy tym nie tracić na efektywności. Mogę pozwolić sobie na gorsze samopoczucie i zastój, a jednocześnie plany tygodniowe są na tyle bliskie i konkretne, że chronią mnie przed ucieczką w prokrastynację.

 

Co działa, a nad czym chcę jeszcze popracować?

Bardzo się cieszę, że nauczyłam się patrzeć na czas nieco szerzej. Rozpatrywanie swoich celów w perspektywie miesięcznej i tygodniowej zamiast poszczególnych dni pomogło mi oduczyć się wywierania na siebie tak dużej presji. Uczę się, że nie muszę wykorzystywać każdego dnia na 100%, że kilka godzin wolno mi „zmarnować“. Staram się zwracać większą uwagę na efekty, a nie na ilość czasu, przez którą jestem zajęta. Ufam też sobie i wiem, że tak jak po kilku intensywnych dniach potrzebuję luzu i lenistwa, tak po 1-2 dniach oddechu mam mnóstwo nowej energii i nie mogę się doczekać, aż znowu zabiorę się do pracy. W dbaniu o czas na regenerację pomaga mi pilnowanie podziału na dni pracujące i weekend, którego staram się przestrzegać (z różnym, ale jednak coraz lepszym skutkiem). Świetny tekst o roli odpoczynku u freelancerów napisała ostatnio Aneta Kicman – bardzo się zgadzam i polecam!

Teraz chciałabym skupić się przede wszystkim na pracy nad wyznaczaniem i realizowaniem swoich priorytetów. Pewnie kojarzycie tzw. macierz Eisenhowera, czyli podział zadań na ważne/nieważne i pilne/niepilne. Chociaż i tak jest u mnie teraz lepiej niż kiedyś, to nad moim czasem wciąż przejmują kontrolę sprawy z kategorii pilne, ale niekoniecznie ważne. Jestem świetna w gaszeniu pożarów i ogarnaniu drobnych zadań w ekspresowym tempie. Często załatwiam ich w ciągu dnia kilkanaście i nawet o tym nie pamiętam. Niestety – kosztem tych rzeczy, które są dla mnie ważne, ale nie mają przypisanej konkretnej daty ważności. Chciałabym bym to zmienić i stworzyć więcej przestrzeni na moje długofalowe priorytety w codziennym planie dnia.

Tak wygląda mój obecny system organizacji czasu. Nie jest doskonały, pewne rzeczy wciąż w nim modyfikuję i dopracowuję – ale w moim przypadku okazał się naprawdę funkcjonalny.

Bardzo jestem ciekawa, jakie metody organizacji swojego czasu Wy stosujecie? Co sprawdza się w Waszym przypadku? Z jakich narzędzi korzystacie? Dajcie znać 🙂